Email / notification template

🔒Internal

Tình trạng theo hệ thống

LunaiOne✅ Đang chạy

Xác nhận lần cuối: 2026-05-06T00:00:00.000Z

Tổng quan

Module Mẫu thông báo quản lý toàn bộ template email mà hệ thống tự động gửi cho candidate, recruiter, admin — bao gồm: xác nhận đăng ký, quên mật khẩu, scout invitation, thông báo phỏng vấn, thông báo từ chối, …

Mỗi template được đặc trưng bởi bộ ba (Kênh thông báo × Loại × Ngôn ngữ) — vd (email × register-account-on-portal × Việt Nam). Khi có sự kiện xảy ra, hệ thống tra đúng record theo bộ ba này để render nội dung gửi đi.

Truy cập màn hình

Để mở trang Mẫu thông báo:

1. Đăng nhập backoffice tại portal.lunaione.com bằng tài khoản có quyền list-mail-templates (xem Quyền truy cập).
2. Trên menu trái, chọn Cài đặt hệ thống.
3. Trong nhóm Hệ thống nâng cao, chọn mục Mẫu thông báo.

Kết quả: trang Mẫu thông báo mở ra. Phía trên là thanh bộ lọc (Kênh / Loại / Ngôn ngữ / To và ô tìm từ khoá), bên dưới là danh sách template hiện có. Góc trên-phải có nút + Thêm mẫu thông báo. Pagination ở góc dưới-phải, mặc định 30 dòng/trang.

Cấu trúc dữ liệu hiển thị

Trang danh sách hiện các cột:

Cột	Mô tả
Kênh thông báo	Phương thức gửi — thường là email. Có thể mở rộng sang kênh khác trong tương lai.
Loại	Mã trigger của sự kiện (vd register-account-on-portal, forgot-password-on-portal, create-new-candidate-from-csv). Mã do hệ thống định nghĩa, không tuỳ tiện sửa.
Ngôn ngữ	Bản dịch của template — Việt Nam / Nhật Bản / Anh. Hệ thống chọn theo locale của người nhận.
Chủ đề	Subject hiển thị ở inbox của người nhận.
From	Email gửi đi (thường là info@<tenant>.jp).
To	Đối tượng nhận — chọn từ enum (vd emaildata = email người liên quan tới sự kiện).
Cc / Bcc	Tuỳ chọn — thường để rỗng.

Cuối mỗi dòng có nút Xoá (chỉ hiện với user có quyền — xem Quyền truy cập).

Tìm kiếm và lọc

Cách thu hẹp danh sách:

1. Trên thanh bộ lọc, chọn giá trị cho một hoặc nhiều tiêu chí:
   • Kênh thông báo — lọc theo channel.
   • Loại — lọc theo trigger key.
   • Ngôn ngữ — lọc theo locale.
   • To — lọc theo nhóm người nhận.
   • Tìm kiếm từ khoá — tìm trong subject/content (free text).
2. Bấm Tìm kiếm.

Kết quả: danh sách bên dưới chỉ còn các mẫu khớp tiêu chí. Pagination cập nhật theo số dòng còn lại.

Để xoá filter và xem lại toàn bộ: xoá rỗng các ô đã chọn rồi bấm Tìm kiếm lần nữa (hoặc tải lại trang).

Thêm mẫu mới

1. Tại trang Mẫu thông báo, bấm + Thêm mẫu thông báo ở góc trên-phải.

2. Kết quả: form Thêm mẫu thông báo mở ra với các trường nhập liệu trống.

3. Điền các trường — trường có dấu * màu đỏ ("Bắt buộc") phải điền; trường ghi "Tuỳ chọn" có thể để trống:

   Trường	Bắt buộc	Mô tả
   Kênh thông báo	✓	Chọn channel — thường là email.
   Loại	✓	Chọn trigger key. Phải khớp với event mà code phát ra — chọn sai → mẫu không bao giờ được gọi.
   Ngôn ngữ	✓	Locale của bản dịch. Mỗi cặp (Loại × Ngôn ngữ) chỉ tồn tại 1 record.
   From	✓	Email gửi đi. Thường dùng info@<tenant>.jp.
   To	✓	Chọn nhóm nhận từ enum hệ thống.
   Cc	–	Thêm địa chỉ CC nếu cần (ngăn cách bằng dấu phẩy).
   Bcc	–	Tương tự Cc.
   Tiêu đề	✓	Subject email. Có thể chứa placeholder.
   Nội dung	✓	Body email. Hỗ trợ placeholder + xuống dòng.

4. Bấm Lưu ở cuối form.

5. Kết quả mong đợi:

   • Nếu hợp lệ → form đóng và mẫu mới xuất hiện trong danh sách. Mẫu lập tức có hiệu lực — sự kiện kế tiếp khớp trigger key + ngôn ngữ sẽ dùng mẫu này.
   • Nếu thiếu trường bắt buộc hoặc cặp (Loại × Ngôn ngữ) đã tồn tại → form không submit, hiển thị lỗi tại trường tương ứng. Sửa và bấm Lưu lại.

Sửa mẫu

1. Tại trang Mẫu thông báo, tìm mẫu cần sửa (có thể dùng bộ lọc).
2. Bấm vào ô Loại (cột Type) của dòng tương ứng.
3. Kết quả: form chi tiết mở với dữ liệu hiện tại của mẫu.
4. Sửa các trường cần thay đổi (thường là Tiêu đề, Nội dung, Cc/Bcc). Các trường định danh — Kênh, Loại, Ngôn ngữ — thường không nên đổi vì sẽ phá liên kết với event.
5. Bấm Lưu để áp dụng thay đổi.
6. Kết quả: form đóng, danh sách phản ánh dữ liệu mới. Email gửi từ thời điểm này dùng nội dung mới.

⚠️ Cảnh báo: mẫu được hệ thống dùng cho event tự động. Sửa Subject/Content sai → email gửi đi cho candidate/recruiter có thể có nội dung lỗi. Khuyến nghị: copy nội dung cũ ra trước khi sửa, hoặc test với một event sandbox nếu có.

Placeholder {{...}} — cảnh báo quan trọng

Trong subject và body có thể chứa placeholder dạng {{tên_biến}} — hệ thống sẽ thay bằng giá trị runtime trước khi gửi (vd {{candidate_name}} → Nguyễn Văn A).

⚠️ Cảnh báo trong UI: "Vui lòng tham khảo ý kiến của nhà phát triển trước khi thay đổi giá trị bên trong đoạn văn bản {{___}}"

Lý do: tên biến trong placeholder phải khớp chính xác với key mà code cung cấp. Đổi sai → biến không được thay → user nhận được email có chuỗi {{candidate_name}} thô.

Quy tắc an toàn:

• ✅ Sửa được: chữ xung quanh placeholder, format câu, dấu xuống dòng.
• ✅ Sửa được: xoá bớt placeholder không cần thiết.
• ❌ KHÔNG sửa: tên biến bên trong {{...}}.
• ❌ KHÔNG thêm: placeholder mới mà code chưa cung cấp giá trị (sẽ render thành chuỗi rỗng).

Nếu cần thêm biến mới → liên hệ dev team để bổ sung trong code trước.

Xoá mẫu

🚫 Tính năng giới hạn: Hiện tại chỉ khách hàng Sekisho được mở chức năng Xoá mẫu thông báo. Các khách hàng khác sẽ không thấy nút Xoá ở cuối dòng. Nếu cần xoá hoặc tạm ẩn một mẫu, vui lòng liên hệ quản trị viên Lisod để được hỗ trợ.

Đối với khách hàng đã được mở quyền, các bước xoá:

1. Mở trang Mẫu thông báo theo hướng dẫn tại Truy cập màn hình.
2. Tìm mẫu cần xoá (có thể dùng bộ lọc — ví dụ chọn Loại = forgot-password-on-portal, Ngôn ngữ = Việt Nam).
3. Bấm nút Xóa ở cuối dòng tương ứng.
4. Kết quả: hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận với nội dung "Bạn có chắc chắn muốn thực hiện thao tác này?" kèm 2 nút Hủy bỏ và Xóa.
5. Trên hộp thoại:
   • Bấm Xóa → hệ thống xoá mẫu khỏi database. Hộp thoại đóng, dòng tương ứng biến mất khỏi danh sách. Từ thời điểm này, sự kiện khớp (Loại × Ngôn ngữ) đó sẽ không còn email được gửi đi.
   • Bấm Hủy bỏ → hộp thoại đóng, không có thay đổi nào, mẫu vẫn còn nguyên trong danh sách.

⚠️ Lưu ý trước khi xoá

Khi một mẫu bị xoá, email tương ứng sẽ ngừng được gửi đến người dùng — và hệ thống không tự dùng mẫu thay thế. Ví dụ: nếu chỉ xoá mẫu tiếng Việt của một sự kiện, người dùng đặt ngôn ngữ tiếng Việt sẽ không còn nhận được email đó (dù bản tiếng Nhật / tiếng Anh vẫn còn).

Khuyến nghị trước khi bấm Xoá:

1. Kiểm tra xem có còn người dùng nào cần nhận email này không.
2. Nếu chỉ muốn tạm ngừng — hãy chỉnh sửa nội dung mẫu thay vì xoá. Khi cần dùng lại sẽ không phải tạo mới.
3. Nếu không chắc về tác động, liên hệ quản trị viên Lisod trước khi xoá.

Quyền truy cập

Module có 5 quyền tách rời cho 5 thao tác. Quản trị viên Lisod gán quyền cho từng vai trò trong công ty của bạn — nếu bạn không thấy chức năng nào dưới đây, có thể vai trò của bạn chưa được mở quyền tương ứng.

Thao tác	Quyền	Khi không có quyền, bạn sẽ thấy
Xem danh sách	list-mail-templates	Không vào được trang Mẫu thông báo
Xem chi tiết một mẫu	detail-mail-template	Không mở được form xem/sửa từ link Loại
Tạo mới	create-mail-template	Không thấy nút + Thêm mẫu thông báo
Cập nhật	update-mail-template	Form chỉ xem được, không lưu được thay đổi
Xoá	delete-mail-template	Không thấy nút Xoá ở cuối dòng

🚫 Quyền Xoá hiện chỉ mở cho khách hàng Sekisho. Các khách hàng khác sẽ không thấy nút Xoá dù vai trò có gán quyền — đây là giới hạn mức nền tảng. Cần xoá → liên hệ quản trị viên Lisod.

Cách gán/đổi quyền cho vai trò: xem Permission.

Liên quan

• Tổng quan System setting
• Message template — template tin nhắn nội bộ
• Permission — gán quyền delete-mail-template

Xác nhận / Cập nhật trang này

Để xác nhận trạng thái hoặc cập nhật, đăng nhập bằng Google Lisod (@lisod.vn / @lisod.jp).

Bypass Google (Phase 1 dev) — mở GitLab edit: Cập nhật trên GitLab →